【シーン別例文付き】アポイントメールの書き方の基本とポイント
ビジネスの現場でアポイントメールを送る機会は多いものです。しかし、「せっかく送ったのに返信がこない」「どんなことを書けばいいの？」と悩んでいる方も少なくないでしょう。この記事では、アポイントメールの基本から実践的な例文、プロが使う成功テクニックまで、初心者でもすぐに使える知識をご紹介します。この記事を読めば、開封率・返信率が高まり、商談獲得につながるアポイントメールが書けるようになります。
目次[開く]
アポイントメールとは？基本と重要ポイントを解説
アポイントメールって何？普通のメールと何が違うの？
アポイントメールとは、商談や面談など、相手と直接会う約束（アポイントメント）を取り付けることを目的としたメールのことです。通常のビジネスメールとの大きな違いは、「相手に具体的な行動（会ってくれる約束）を促す」点にあります。
単なる情報共有や連絡のメールと違い、アポイントメールは「商談の入口」という重要な役割を担っています。効果的なアポイントメールは、営業活動の効率を大幅に向上させ、顧客との良好な関係構築の第一歩となります。特にリモートワークが普及した現在では、電話が繋がりにくいケースも増え、アポイントメールの重要性はさらに高まっています。
初心者でも失敗しない！アポイントメール作成前の３つの心構え
アポイントメールを送る前に、まずは次の3つの心構えをしっかり持ちましょう。
- ターゲットと目的を明確にする：誰にどんな目的で会いたいのか、提供できる価値は何かを整理します。漠然とした内容では相手の興味を引けません。
- 相手の立場に立って考える：「なぜ会う必要があるのか」「会うことで相手にどんなメリットがあるのか」を相手視点で考えることが大切です。
- 簡潔で分かりやすさを心がける：忙しいビジネスパーソンは長文を読む時間がありません。要点を簡潔にまとめ、読みやすい文章を心がけましょう。
アポイント獲得率を上げる！メールと電話の効果的な使い分け
アポイント獲得手段として一般的なのは「メール」と「電話（テレアポ）」です。両者にはそれぞれメリット・デメリットがあります。
メールのメリット：
- 相手の都合に合わせて確認してもらえる
- 一度に多くの相手にアプローチできる
- 記録として残り、内容確認が容易
電話のメリット：
- 即時に反応を得られる
- 相手の反応に合わせた対応ができる
- メールより回答率が高い場合がある
効果的なのは、両者を組み合わせたアプローチです。例えば、まずメールを送り、その後フォロー電話をする方法が効果的です。新規顧客には丁寧なメールを送った後、「先日メールでご連絡した〇〇です」と電話するとスムーズです。既存顧客やアポが急ぎの場合は、電話から入るケースも有効でしょう。
必見！アポイントメールの書き方｜基本構成とステップ
一目で内容が伝わる！件名の書き方３つの鉄則
件名は、相手がメールを開封するかどうかを左右する重要な要素です。以下の3つの鉄則を押さえましょう。
- 簡潔に、かつ具体的に：18文字程度にまとめ、何についてのメールか一目でわかるようにします。
例：「【サービス名】ご提案のご相談」「〇月〇日のセミナーについて」 - 企業名や担当者名を入れる：「株式会社〇〇の△△です」など、自分が誰かわかるようにすると開封率が上がります。
- 営業色を強く出さない：「緊急」「お得」などの過度に営業色の強い表現は避けましょう。スパムと判断される恐れがあります。
避けるべき件名の例として、「ご連絡」「お知らせ」などの抽象的な表現、「今だけ特別価格！」などの露骨な営業文句、長すぎて途中で切れる件名などがあります。
相手に響く！本文の書き方｜５ステップで簡単作成
アポイントメールの本文は、以下の5ステップで作成すると効果的です。
- 挨拶と自己紹介：
- 初めての相手：「突然のご連絡失礼いたします。〇〇株式会社の△△と申します。」
- 既存の顧客：「いつもお世話になっております。〇〇株式会社の△△です。」
- 連絡した経緯：「貴社のホームページを拝見し」「〇〇様からご紹介いただき」など、なぜ連絡したのかを明記。
- 用件と相手のメリット：
- 何について話したいのか、相手にとってどんなメリットがあるのかを具体的に。
- 「〇〇の課題を解決できる△△について、ご説明させていただきたく」
- 具体的な日程候補の提示：
- 3〜5程度の候補日を提示し、所要時間も明記。
- 「下記日程でご都合のよろしい日はございますでしょうか？
・〇月〇日（月）15:00〜16:00
・〇月〇日（水）10:00〜11:00
・〇月〇日（金）16:00〜17:00」
- 結びの言葉と署名：
- 「ご多忙の折恐れ入りますが、ご検討のほどよろしくお願いいたします。」
- 署名には社名、部署、氏名、連絡先を明記。
差がつく！アポイントメールの敬語＆マナー完全ガイド
アポイントメールには適切な敬語の使用が不可欠です。主な敬語表現を正しく使い分けましょう。
尊敬語：相手の行為を高める（「おっしゃる」「ご覧になる」など）
謙譲語：自分の行為を低める（「申し上げる」「お伺いする」など）
丁寧語：文末を丁寧にする（「です」「ます」など）
よくある間違いとしては、
- 二重敬語：「お伺いさせていただく」（正しくは「お伺いする」）
- 過剰な敬語：「ご連絡をいただけますと幸甚に存じます」（少し堅すぎる）
また、送信時間にも注意が必要です。基本的には平日の9:00〜17:00の間に送ることをおすすめします。早朝や深夜、休日の送信は避けましょう。
【シーン別】コピペでOK！アポイントメール例文集
新規顧客向け｜アポイント獲得に繋がる例文
件名：【〇〇サービス】ご提案のご相談（株式会社△△ 田中）
〇〇株式会社
営業部 佐藤様
突然のご連絡で失礼いたします。株式会社△△の田中と申します。
貴社のホームページを拝見し、〇〇事業における効率化の取り組みに大変関心を持ちました。弊社では、同業他社様の〇〇業務を平均30%効率化できるサービスを提供しており、貴社にもお役立ていただけるのではないかと思い、ご連絡いたしました。
つきましては、詳しくサービスについてご説明させていただきたく、お時間を頂戴できないでしょうか。
所要時間は30分程度を予定しております。
【訪問可能日時】
・4月15日（月）10:00〜12:00
・4月17日（水）14:00〜16:00
・4月19日（金）10:00〜17:00
ご多忙の折、誠に恐縮ではございますが、ご検討いただけますと幸いです。
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株式会社△△
営業部 田中一郎
TEL：03-XXXX-XXXX
Email：tanaka@xxxx.co.jp
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既存顧客向け｜関係性を深めるアポイントメール例文
件名：新サービス「〇〇」のご案内と今後のご提案について
〇〇株式会社
営業部 佐藤様
いつもお世話になっております。株式会社△△の田中です。
先日はお忙しい中、弊社製品についてのご意見をいただき、誠にありがとうございました。
この度、佐藤様からいただいたご意見も参考に、新サービス「〇〇」の提供を開始いたしました。このサービスは、現在ご利用いただいている製品との連携により、さらに業務効率が向上すると考えております。
つきましては、新サービスのご紹介と今後のご提案をさせていただきたく、お時間をいただけないでしょうか。
所要時間は30分程度を予定しております。
【訪問可能日時】
・4月15日（月）10:00〜12:00
・4月17日（水）14:00〜16:00
・4月19日（金）10:00〜17:00
ご検討のほど、よろしくお願いいたします。
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株式会社△△
営業部 田中一郎
TEL：03-XXXX-XXXX
Email：tanaka@xxxx.co.jp
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お礼/日程調整/リマインドメール例文｜状況に応じた対応
件名：4月17日のお打ち合わせについて【ご連絡】
〇〇株式会社
営業部 佐藤様
お世話になっております。株式会社△△の田中です。
先日は、お忙しい中ご連絡いただき、誠にありがとうございました。
4月17日（水）14:00〜のお打ち合わせ、承知いたしました。
当日は、弊社から私と技術担当の鈴木が伺います。
〇〇サービスの詳細資料をご用意しておりますので、どうぞよろしくお願いいたします。
何かご不明点などございましたら、お気軽にご連絡ください。
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株式会社△△
営業部 田中一郎
TEL：03-XXXX-XXXX
Email：tanaka@xxxx.co.jp
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件名：明日のお打ち合わせについて【ご確認】
〇〇株式会社
営業部 佐藤様
お世話になっております。株式会社△△の田中です。
明日4月17日（水）14:00〜のお打ち合わせについて、ご連絡いたします。
予定通り、私と技術担当の鈴木がお伺いさせていただきます。
もしご都合に変更などございましたら、お手数ですがご連絡いただけますと幸いです。
どうぞよろしくお願いいたします。
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株式会社△△
営業部 田中一郎
TEL：03-XXXX-XXXX
Email：tanaka@xxxx.co.jp
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【応用編】返信が来ない…そんな時の効果的なフォローアップメール例文
件名：【再送】〇〇サービスのご提案について
〇〇株式会社
営業部 佐藤様
お世話になっております。株式会社△△の田中です。
先日（4月10日）、弊社の〇〇サービスについてご案内のメールをお送りしましたが、
ご多忙のためご確認いただけていないかもしれないと存じ、再度ご連絡させていただきました。
弊社〇〇サービスは、貴社の△△業務において約20%の効率化が見込めるソリューションです。
実際に同業他社様でも導入後、大幅な業務改善を実現しています。
ご興味をお持ちいただけましたら、改めて下記日程でご説明の機会をいただけませんでしょうか。
所要時間は30分程度を予定しております。
【訪問可能日時】
・4月24日（水）10:00〜12:00
・4月26日（金）14:00〜16:00
・4月30日（火）10:00〜17:00
お忙しいところ恐縮ですが、ご検討いただけますと幸いです。
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株式会社△△
営業部 田中一郎
TEL：03-XXXX-XXXX
Email：tanaka@xxxx.co.jp
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アポイント獲得率を劇的にUP！プロが教える５つの秘訣
開封率を上げる！件名に隠された心理テクニック
プロの営業マンは、以下のような心理テクニックを件名に活用しています。
- 限定性を強調する：「【期間限定】」「【先着10社様】」などの表現で希少性を演出。
- 疑問形を使う：「〇〇の課題、解決できていますか？」など、相手の興味を引く疑問形。
- パーソナライズする：「〇〇様へ、△△に関するご提案」など、相手の名前や会社名を入れる。
- 数字を入れる：「売上30%アップを実現した方法」など、具体的な数字で信頼性を高める。
- タイムリーな話題を入れる：「2025年問題に備える△△対策」など、時事的な内容。
読まれる！本文を魅力的にする３つのポイント
- 結論から先に述べる：
- 何の目的でメールを送ったのかを冒頭で明確に。
- 「〇〇について、ぜひお話しさせていただきたくご連絡しました。」
- 相手のメリットを具体的に：
- 「〇〇の課題を△△%改善できる可能性があります」
- 「同業他社様では導入後、年間〇〇円のコスト削減に成功」
- 信頼性を高める情報を盛り込む：
- 導入実績数、業界シェア、受賞歴など具体的な数値
- 既存顧客の声や第三者評価
返信率を高める！日程提示のベストな方法とは？
- 複数の候補日を提示する：
- 3〜5日程度の選択肢を用意
- 「以下の日程でご都合のよろしい日はございますでしょうか？」
- 具体的な時間帯を示す：
- 「4月15日（月）10:00〜12:00」のように具体的に
- 所要時間も明記する（「30分程度を予定しております」）
- 柔軟性を示す：
- 「上記以外でも調整可能です」と付け加える
- 「ご都合のよい日時をお知らせいただければ」と相手に選択権を与える
送信前にチェック！見落としがちなミスを防ぐ最終確認リスト
アポイントメール送信前には、以下の項目を必ずチェックしましょう。
- 宛先の間違い：メールアドレス、会社名、担当者名
- 敬称の付け忘れ：「様」の付け忘れ
- 誤字脱字：特に相手の会社名や名前の間違い
- 日程の矛盾：候補日と曜日の整合性
- 署名情報：連絡先情報の記載
- 送信時間：業務時間内か
【独自】アポ獲得後の関係構築術｜メールで差をつける！
アポイントを獲得した後も、メールを活用して関係構築を進めることが重要です。
- 訪問後すぐにお礼メールを送る：
- 当日または翌日には必ず送る
- 「本日はお時間をいただき、ありがとうございました。」
- 議事録や追加資料の送付：
- 話した内容をまとめた議事録を送る
- 「ご質問いただいた〇〇について、追加資料をお送りします。」
- 定期的な情報提供：
- 業界情報や役立つコンテンツを定期的に送る
- 「先日お話しした件に関連する記事がありましたので、ご参考までに。」
このような丁寧なフォローにより、単なる営業ではなく「信頼できるパートナー」としての印象を与えることができます。
まとめ
アポイントメールは、ビジネスにおいて重要な第一印象を決める重要なコミュニケーションツールです。この記事でご紹介した基本構成や例文、プロの秘訣を参考に、効果的なアポイントメールを作成してみてください。
ポイントをまとめると：
- 件名は簡潔で具体的に、相手の関心を引くものに
- 本文は5ステップで構成し、特に相手のメリットを明確に
- 複数の日程候補を提示し、相手の負担を減らす
- 送信前に最終チェックを忘れない
- アポ獲得後もメールでの関係構築を継続する
これらを実践することで、アポイント獲得率が向上することでしょう。
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